Les qualités d’une assistante indépendante


L’assistante indépendante travaille pour plusieurs prestataires. Elle doit organiser ses journées et son travail quotidien suivant les tâches qu’elle peut rencontrer chez chaque client.

Polyvalente, la secrétaire assistante est la première interlocutrice qui assiste le chef d’entreprise dans ses tâches quotidiennes ; mais aussi elle doit aussi savoir gérer les partenaires extérieurs de l’entreprise : les clients, les fournisseurs… Elle doit avoir un relationnel exemplaire pour pouvoir être l’interlocutrice privilégiée sur place, et pouvoir palier au remplacement du chef d’entreprise lorsque celui ci est en déplacement.

Assist’RA a mis en place une méthode pour pouvoir aider nos consœurs à évaluer les tâches que l’on peut rencontrer chez un client. Ce document permet de pouvoir aussi faire un devis au plus juste à notre prospect.

« L’Assistante » dans notre Association doit savoir s’organiser, être méthodique, discrète, avoir une bonne présentation (c’est important pour le respect de notre client), mais elle doit aussi avoir l’esprit d’initiative et l’autonomie nécessaires que tout chef d’entreprise recherche.

Notre métier est encore peu reconnu : souvent j’ai l’impression d’être un « R2D2 » sur la planète terre ! Heureusement Maître YODA me rassure souvent en me disant : « Beaucoup encore il te reste à apprendre » et « que la force soit avec toi »

La diversité des tâches que nous avons à traiter et les outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à plusieurs interlocuteurs très différents, font des capacités d’observation et d’adaptation, les qualités indispensables d’une bonne secrétaire.

Lorsque nous sommes chez un client, nous devons savoir où trouver les informations, organiser le secrétariat pour que notre client puisse retrouver les bons documents au bon endroit, nous devons savoir formuler l’information ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

Bien entendu, le TOP du TOP serait de savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Nous le faisons déjà bien entendu ; mais il se peut que quelques lacunes subsistent : c’est pour cela qu’au sein de l’association, nous allons créer des formations spécialement dédiées aux assistantes indépendantes pour qu’elles soient performantes sur le terrain.

Notre association regroupe des assistantes diplômées, avec des compétences qui sont différentes les unes des autres mais aussi complémentaires : certaines savent prendre des notes, faire une synthèse et sont spécialisées dans la retranscription, d’autres sauront mettre leurs aptitudes au service d’un pool commercial pour du phoning… d’autres seront spécialisées sur les TPE ou les PME PMI… d’autres encore auront des qualités nécessaire dans le commercial et le commerce international

Nous espérons que cette initiative pourra être appréciée par d’autres consœurs qui ne font pas partie de notre association, en sachant que ces formations pourront être prises en charge par vos OPCA.